筹备组一次会议讨论通过的《金水湾小区首届业主大会(业主委员会)成立程序计划书》
以后的筹备工作将按此计划书执行。
筹备组二次会议主要讨论各议案(草案)的具体内容。
金水湾小区首届业主大会(业主委员会) 成立程序计划书 一、 筹备组开展筹备工作 (一)要求建设单位、物业企业上报有关资料给阜桥街道办事处 业主大会和业主委员会指导规则 第八条 物业管理区域内,已交付的专有部分面积超过建筑物总面积50%时,建设单位应当按照物业所在地的区、县房地产行政主管部门或者街道办事处、乡镇人民政府的要求,及时报送下列筹备首届业主大会会议所需的文件资料: 1、物业管理区域证明; 2、房屋及建筑物面积清册; 3、业主名册; 4、建筑规划总平面图; 5、交付使用共用设施设备的证明; 6、物业服务用房配置证明; 7、《建设工程规划许可证》(含附件)及其他有关的文件资料。 8、竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图、分户验收等竣工验收资料; 9、设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料; 10、物业管理必需的其他资料; 11、提供一间不小于20平方米的办公室供筹备组使用(谁来提供?物业来提供?还是开发商来提供?)(办公设施设备如何解决?); 12、提供跟本物业管理区域内物业有关的其他资料(含筹备组认为需要的资料,这个可根据筹备组需要再提供)。 (以上项目,应在筹备组预备会议上由圣泰物业公司和华宸房产公司当场确定具体提供者,然后分别准备。最晚提供时限:于2013年8月26日前提供给阜桥办事处,办事处将以上资料转交给筹备组)(以上1—10资料,会后整理存档) ★ 必须提供办公场地供筹备组办公使用,要求筹备组组长督促开发商或物业公司按要求及时提供办公场地。另外应确定筹备组办公费用如何解决? ★ 必须限期要求物业或建设单位提供1-10资料。 ★ 另外,应就不能及时召开业主大会出一个书面说明《关于延期召开金水湾小区业主大会会议的通告》。 (二)以下材料,应尽快审核完毕,审核完毕后,尽快向全体业主进行公示,具体公示日期由筹备组商议。(大家应商议一下我们采取何种方式进行公示?是否有足够大的地方公示这些内容?能否有其他合适的方法进行公示,比如印刷小册子进行发放?) 1. 关于金水湾小区首届业主大会会议形式、表决规则、业主委员会选举办法的公告(讨论稿) 2. 金水湾小区业主委员会委员、候补委员候选人产生办法(讨论稿) 3. 金水湾小区首届业主大会会议表决规则(草案) 4. 金水湾小区业主委员会选举办法(草案) 5. 关于业主大会议事规则和业主管理规约等草案征求意见的公告(讨论稿) 6. 金水湾小区业主大会筹备组议事规则(草案) 7. 金水湾小区业主大会议事规则(草案) 8. 金水湾小区业主委员会议事规则(草案) 9. 金水湾小区管理规约(草案) 10. 金水湾小区专项维修资金的使用、管理和续筹管理办法(草案) 11. 金水湾小区业主大会、业主委员会活动经费筹集、使用管理办法(草案) 12. 金水湾小区物业共有部分、公用设施设备的使用、收益、分配方案(草案) 13. 金水湾小区首届业主大会业主身份、业主人数以及所拥有的专有部分面积及投票权数公示(讨论稿)(含:金水湾小区首届业主大会业主名单) 14. 关于金水湾小区首届业主委员会委员、候补委员候选人自荐报名及产生办法的的公告(讨论稿)(含:金水湾小区业主委员会委员、候补委员候选人产生办法、金水湾小区首届业主委员会候选人业主自荐表、金水湾小区首届业主委员会候选人选举会议参会人员签到表、金水湾小区首届业主委员会候选人选票) (以上公告主要内容:需要业主大会表决的已经起草完毕的部分议案,公示期:7-10天,公示前落实一下相关法规要求的具体公示期限。具体发布时间:建议筹备组于10月16日前进行张贴公告) 二、 下一步需要继续起草和准备的资料: 1. 金水湾小区首届业主大会会议召开工作方案(征求意见稿) 2. 金水湾小区首届业主大会会议议题(10月4日) 3. 关于金水湾小区首届业主委员会选举候选人名单公告(含:金水湾小区首届业主委员会委员候选人名单) 4. 关于召开金水湾小区首届业主大会会议的公告【含:金水湾小区首届业主大会会议参会人员签到表(选票、表决票发放签收登记表)、金水湾小区首届业主大会会议参会人员签到表(参会单位)、金水湾小区首届业主委员会委员选票、金水湾小区首届业主大会表决票、金水湾小区首届业主委员会委员选票汇总、金水湾小区首届业主大会表决票汇总、金水湾小区首届业主委员会主任、副主任选票】 5. 金水湾小区首届业主大会会议公告 6. 金水湾小区业主大会会议表决结果及决议; 7. 业委会成员情况及业主委员会身份证明; 8. 业主清册; 9. 关于金水湾小区业主委员会备案的申请 10. 关于同意金水湾小区业主委员会备案的批复(阜桥办事处) 11. 济宁市业主委员会备案申请表 12. 起草其他需要业主大会表决的议案 (以上有部分是业主大会召开需要的材料,需要公示。公示期:7-10天,公示前落实一下相关法规要求的具体公示期限。具体发布时间:建议筹备组于10月20日前进行张贴公告) 三、 召开业主大会、选举业主委员会 (一)会议人员及场地准备 1、金水湾小区首届业主大会筹备组及志愿工作人员分工(根据工作方案进行人员具体分工) 2、会议场地、设备、用品准备清单 (由筹备组负责制定和准备,具体制定完成时间:建议筹备组于10月25日前完成,并完成具体分工) (二)会议材料准备及召开 1、金水湾小区首届业主大会会议参会人员签到表(选票、表决票领取签名表) 2、授权委托书 3、金水湾小区首届业主委员会委员选票 4、金水湾小区首届业主大会表决票 5、金水湾小区首届业主委员会委员选票汇总 6、金水湾小区首届业主大会表决票汇总 7、金水湾小区首届业主大会会议决议 (由会议主持人主持会议,根据会议议程进行各项议题、投票表决、选举等。具体业主大会召开时间:建议业主大会召开时间为2013年11月16日上午9:00,以上资料,会后整理存档)。 (三)会议邀请人员 1、参会领导 2、新闻记者 3、相关联席会议单位的代表 (根据具体情况,由筹备组确定邀请人员名单并实施,在2013年11月4日之前完成邀请) (四)选举业主委员会主任、副主任 1、金水湾小区业主大会会议公告(含业主委员会选举结果) 2、金水湾小区首届业主委员会主任、副主任选票 3、金水湾小区首届业主委员会主任、副主任选票汇总 (以上公告主要内容为:业主委员会主任、副主任、委员名单及业主大会取得的成果。由筹备组负责发布,公示期:7天 ,具体发布时间:由业主委员会在2013年11月22日之前进行公告,在成立5日内选举出主任、副主任,7日内发布以上公告) 四、 业主委员会备案、刻章 (一)备案申请资料(一套,市住建委要求) 1、济宁市业主委员会备案申请表 2、业主大会筹备组公告 3、金水湾小区业主大会议事规则 4、金水湾小区业主大会管理规约 5、金水湾小区业主大会会议表决结果及决议 6、金水湾小区业主委员会成员情况及业主委员身份证明(1套) 7、业主清册(1套) 8、1至7项内容的公示影像资料 (以上是上报给市住建委的备案资料,由业主委员会负责准备三套,存档一套,上报住建委一套,上报阜桥办事处一套。具体上报时间:由业主委员会在2013年11月15日之前上报备案,应当自选举产生之日起三十日内,向物业主管部门备案) 9、关于金水湾小区业主委员会备案的申请(阜桥办事处) (以上是上报给阜桥办事处的备案资料,由业主委员会负责准备两套,存档一套,上报一套。具体上报时间:由业主委员会在2013年11月15日之前上报备案,应当自选举产生之日起三十日内,向街道办事处备案) (二)主管单位批准备案 1、关于同意金水湾小区业主委员会备案的批复(市住建委) 2、刻章证明资料(市住建委) 3、关于同意金水湾小区业主委员会备案的批复(阜桥办事处) (物业主管部门应当自收到前款规定资料之日起十日内,对符合条件的发给业主委员会备案证明,并出具业主委员会刻制印章证明。业主委员会负责保存批复,办理刻章手续)(以上1—3资料,整理存档)(收到批复日期:由业主委员会争取在2013年11月20日之前拿到备案、批复) (三)刻章 (业主委员会负责前去刻章,并指定专人保管好公章,依法使用、管理印章。具体刻章日期:由业主委员会根据进展在2013年11月25日之前刻章完毕) (四)制定业主委员会各项制度、完善档案 1、印章使用管理制度 2、档案管理制度 3、会议管理制度(含业主大会) 4、收入支出费用账簿登记管理制度 5、监督核查物业服务合同执行制度 6、业主意见建议登记回复制度 7、共有资产登记管理制度 8、专项维修资金筹集及使用账目管理制度 9、业主委员会工作公示管理制度 (业主委员会根据工作需要,制定以上管理制度,规范管理业主委员会的工作) 五、 业主委员会根据授权开展工作 (一)业主委员会履行以下职责: 1、执行业主大会的决定和决议; 2、召集业主大会会议,报告物业管理实施情况; 3、与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同; 4、及时了解业主、物业使用人的意见和建议,监督和协助物业服务企业履行物业服务合同; 5、监督管理规约的实施; 6、督促业主交纳物业服务费及其他相关费用; 7、组织和监督专项维修资金的筹集和使用; 8、调解业主之间因物业使用、维护和管理产生的纠纷; 9、业主大会赋予的其他职责。 (二)业主委员会应当向业主公布下列情况和资料: 1、管理规约、业主大会议事规则; 2、业主大会和业主委员会的决定; 3、物业服务合同; 4、专项维修资金的筹集、使用情况; 5、物业共有部分的使用和收益情况; 6、占用业主共有的道路或者其他场地用于停放汽车车位的处分情况; 7、业主大会和业主委员会工作经费的收支情况; 8、其他应当向业主公开的情况和资料。 六、 所有会议都应该准备签到表,所有参会人员进行签到 七、 所有会议都应做出书面记录,整理出会议纪要一式三份,参会人员签名。 八、 相关公示资料的文件、图片都应保留存档。 备注: 一、具体每项工作完成期限的时间限制和公示时间,筹备组一次会议应该确定。 二、有些公告是可以同时发布的,有些公告必须等上位公告公示期结束后才可发布。 三、公告张贴位置:小区大门处,小区车库入口处,AB座大门处,AB座一层、负一层、负二层电梯等待处,信用社门口,(共计需要13份,张贴11份,留档2份)确保进入小区的业主可以看到。(电梯里是否还张贴?) 四、所有公示及会议视频、照片资料均须整理存档。 五、每次会议所有参会人员都要登记《参会人员签到表》,会后整理出《会议纪要》。
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